Trebuie să avem grijă să nu facem din intelect Dumnezeul nostru
Şoferul, conducătorul vieţii noastre, cel care poate fi făcut responsabil pentru eşecuri dar şi pentru succese este cel care identifică emoţional situaţiile, le prefigurează cursul (… mai inspirat sau mai stîngace), raţionalizează fară a bloca emoţiile, le gestionează în raport cu scopuri şi obiective, misiune şi plan de acţiune, priorităţi conştient ( atenţie : nu doar raţional !) asumate.
Hai să vedem ce putem învăţa pentru administrarea proiectelor de viaţă din « arta managementului de proiecte », aşa cum o găsim în « Lessons in Project Management », de Tom şi Jeff Mochal, superbă pledoarie pentru luciditate, pentru schimbarea de paradigmă (mindset) necesară ca premiză pentru orice MP, o carte pe care o avem deja tradusă în româneşte la editura CODECS.
Tom Mochal începe chiar cu lecţia în care îi face pe oameni să-şi conştientizeze condiţia de manager în diverse proiecte, pe care de multe ori neasumăndu-şi-o le ratează. Primul şi cel mai important pas din cei 10 ai doctrinei TenStep, la care e uneori mult de zăbovit este :
1. « Define the Work ». (vezi: www.sinergent.com şi/sau PMGALAXY.COM sau RO ). Aici totdeuna trebuie să te asiguri că ai pentru « treaba de făcut » un sponsor hotărît (« committed ») şi un « client » pe care îl ajuţi să-şi clarifice aşteptările, să le precizeze în termeni cit mai SMART (specifici, măsurabili într-un fel, adecvaţi, realizabili şi planificabili într-un interval de timp previzibil). Dacă vă uitaţi în : www.actionlearningcentral.com sau www.managementhelp.org ve-ţi găsi că şi acronimul SMARTED e de luat în seamă, fiindcă adaugă entuziasmul si recompensa aşteptată. Indicaţia esenţială (primară, fundamentală) pentru orice PM (project manager) : atitudinea care trebuie să se somatizeze este cea proactivă. Proactiv ca atitudine personală, orientată intern, spre sine, dar şi ca atitudine spre afară. Proactiv şi disciplinat, spune Tom Mochal. Numai aşa poţi face un plan realist, realizabil pentru « treaba de făcut », în primul rînd cu scopul de a putea urmării consistent şi consecvent « execuţia », dar şi pentru a rămîne lucid faţă de premizele iniţiale. Cum faci însă cînd în unele din rolurile de mai sus joacă acelaşi actor şi mai ales atunci cînd tu eşti acela, cum e în cazul unor proiecte personale de viaţă. Procedezi la fel : ca un profesionist în MP. Defapt e relativ uzuală această situaţie, numai că nu o percepem ca atare, ca manager de proiect. Analizezi lucid fiecare « sub-proiect de viaţă », dacă atribui clar rolurile de etapă şi respecţi în toate relaţiile corecte dintre actori / personaje, ca şi priorităţile lor dacă obiectivele sunt clar definite.
Parcurgînd atent etapele : Project Definition, Project Requirements şi Project Plan sunteţi uneori în situaţia că unele proiecte se dovedesc fără suport, fără relevanţă sau pur şi simplu fără un scop clar definibil. Acestea trebuie oprite. Nu consumaţi resurse pentru a vă spori deziluziile şi a consolida frustrări, dar evaluaţi permanent dacă asumpţiile făcute sunt corecte, realiste, verificabile.
2. Pasul doi, dacă primul e corect parcurs, este totdeuna « Build the Workplan». În această etapă suntem preocupaţi de termene, de drumuri critice, dar şi de corecte atribuiri de resurse pentru a duce la bun sfîrşit “treaba de făcut”. De cele mai multe ori resursele sunt finite şi timpul ne presează. Deci planificaţi priorităţile nu prioritizaţi agenda. De altfel softurile care ne ajută în MP sunt exact astfel făcute. Dacă înţelegem cum şi din ce cauză « drumul critic » e … critic, deja intuim cumva riscurile, stăpînim ceva mai bine « inprevizibilul » aventurii. Atenţie la « responsabilităţi ». Să fie clare şi clar repartizate, explicite şi efective, concrete. Numai aşa putem trece la pasul 3.
3. “Manage the Workplan”. Totdeuna şi oricînd apar imprevizibile, imprevizibile autentice, nu probleme insuficient analizate, studiate. Administrarea situaţiilor de acest fel – care trebuie să fie în atenţia tuturor membrilor unei echipe de proiect – se face cel mai bine “luînd urma apariţiei lor” şi alegînd cea mai bună din alternativele posibile de reintrare în traseul planificat iniţial.
4. Al 4-lea pas este managementul problemelor. Ştim deja cu toţii că problemele sunt dor cele cărora nu le-am găsit încă timp să le abordăm. Din clipa în care facem ceva efectiv în direcţia clarificării “problemei” încep să apară soluţii, mai complexe sau mai simple. Căutaţi esenţa problemelor, aparenţele – în special cele legate de percepţii şi filtre personale complică fără sens soluţiile.
5. Al 5-lea pas, după Tom Mochal este unul destul de greu de prezentat românilor: Scope Management, administrarea « graniţelor », a ariilor de cuprindere, de influenţă a proiectului, a « schimbărilor » şi consecinţelor lor, pe care orice proiect le aduce. Aici relaţia, comunicarea cu sponsorii, cu toate părţile interesate în proiect e vitală, fiindcă numai unii din aceştia au calitatea să « corecteze/aprobe » Project Scope Changes. Nu le daţi mereu prilejul să modifice. Oferiţi însă sponsorului şi stakeholderilor « alternative » bine studiate şi mai ales bine « preţuite ».
6. Iată suntem deja în pasul 6 : managementul comunicării. Trebuie să aveţi un plan de comunicare, formate de raportare potrivite; … scrieţi sau vorbiţi avînd în minte cui şi mai ales pentru ce vă adresaţi, argumentaţi numai în favoarea clientului.
7. Numai aşa în pasul 7 : managementul riscului, partea cea mai aventuroasă a oricărui proiect putem fi siguri că suntem pregătiţi pentru agresiunile neprevăzutului. Orice proiect are riscurile sale specifice. Identificaţi-le pe acestea, împreună cu schiţele de prevenire şi control a lor şi stabiliţi responsabilităţi clare.
Administrarea Documentelor, a Calităţii dar şi Colectarea Măsurilor de Performanţă, privind amploarea modificărilor şi privind eforturile proiectului (Project Matrics) sunt paşii 8 -10.
Ştim deci cum trebuie procedat ca la carte, suntem însă Manageri de Proiect ?, avem mindsetul unui adevărat manager de proiect pentru viaţa noastră şi a celor din jur, atunci cînd suntem solicitaţi ?
Să revenim, deci la sarcina dată de Paul Marinescu, clientul pentru acest material : cîteva indicaţii pertinente pentru o carte de MP, nu doar pentru un curs de Dezvoltare Personală.
“Sănătatea este cel mai mare dar, mulţumirea lucidă, recunoscătoare, cea mai mare avere, iar devotamentul şi responsabilitatea, asociată cu un Caracter autentic, cele mai bune premize pentru noroc” şi :
“Suntem ceea ce gîndim. Tot ceea ce suntem se naşte din gîndurile noastre. Din gîndurile noastre se naşte Lumea”, se pare ca ar fi spus Buddha (istoric, Sakiamuni).
Din propria-mi experienţă de dascăl, tutor, trainer şi mai nou : coach, ştiu că niciodată nu înveţi atît de multe despre un subiect sau metodă ca atunci cînd trebuie să o expui altora sau sa-i asculţi pe alţii - îmi place mie mai mult să cred. Sunt hotărît, deci să reînvăţ mereu ceea ce cred că ştiu ! Să experimentez, să primesc feed-back, să aleg singur şi/sau împreună cu cei din jur. A nu oferi un feedback onest înseamnă să-i opreşti din creştere pe cei din jurul tău, din seama ta. Cu cît îi învăţ pe alţii mai mult cu atât învăţ eu mai mult. Mă strădui să nu spun niciodată despre mine lucruri negative care nu mi-aş dori să devină realitate. Îmi amintesc mereu că fiecare om pe care-l întâlnesc este în felul său interesant. Îi respect pe toţi ca oameni şi nu mă tem de nimeni dacă nu am gînduri rele în ceea ce-i priveşte. Nu suntem ceea ce credem că suntem, ci ceea ce gândim că suntem, fiindcă de fapt vedem doar ceea ce mintea noastră este setată să vadă. La setări însă mai putem umbla. Celor care eventual citesc aceste rînduri nu le pot fi folositor dăscălindu-i, predîndu-le deşteptăciuni ale altora sau chiar ale mele. Dacă nu reuşesc să-i fac să lase textul la un moment dat, gîndindu-se la ei, la proiectul vieţii lor şi la felul cum l-au dus pînă acum, pentru că ceva, un citat, o observaţie, un gînd scris, sau un gînd care se degajă printre rînduri îi săgetează pînă « în moalele vieţii lor », am pierdut pariul !?
Leave a Reply
You must be logged in to post a comment.